Lohnabrechnung Excel 2013

Diese Version der Lohnabrechnung wird nicht länger unterstützt. Sie finden die aktuelle Version HIER.

Die neue Version ist erheblich vereinfacht, bietet weitere Funktionen und die Option, Lohnausweise zu erstellen. Falls Sie aber weiterhin die alte Version verwenden, so finden Sie nachfolgend die Erklärungen zu den Tabllenblättern.

Lohnabrechnung Excel Tabellenblätter 1
Lohnabrechnung Excel Tabellenblätter 2

Sie besteht aus diversen Tabellenblättern, im Bild unten die Erassungsmaske, basierend auf den Vorgaben der AHV.

Lohnabrechnung Excel Erfassung

Ich habe vor einigen Jahren einmal 64 Mitarbeiter damit abgerechnet - das hat ebenfalls problemlos funktioniert - aber natürlich ist sie für kleine Unternehmen konzipiert.

Grundkenntnisse in Excel sind notwendig, für Erweiterungen und Änderungen sind vertiefte Excel-Kenntnisse zumindest sehr hilfreich.

Grundsätzlich deckt diese Lohnabrechnung fast alle Bedürfnisse ab: Quellensteuer-Abrechnungen (quartalsweise), AHV-Lohnabrechnung (jährlich), BVG Abrechnungen (quartalsweise), Jahres-UVG-Abrechnung, Verbandsabrechnungen (jährlich), Buchhaltungsdaten (zur Erfassung, monatlich und jährlich) sowie sämtliche benötigten Daten für die Erfassung der Lohnausweise. Lohnausweise können problemlos mit der vom Bund zur Verfügung gestellten Software erstellt werden. Auch die monatlichen Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter können ausgedruckt werden.

Ferien sowie Überzeit können ebenfalls auf einfache Weise erfasst und gleichzeitig im monatlichen Lohnausweis für den Mitarbeiter angezeigt werden. Diese Daten können bei Nichtverwendung auch ausgeblendet werden.

Es gibt eine spezielle Version für Gastrobetriebe, die zusätzlich die aktuellen BVG-Abzüge automatisch berücksichtigt.

 

Die einzelnen Tabellenblätter

Grunddaten

Lohnabrechnung Excel Grunddaten

Einige Grunddaten wie Firma, Datum und aktueller Monat werden hier erfasst. Der aktuelle Monat bestimmt, welche Daten für die Ausdrucke der monatlichen Lohnabrechnungen verwendet werden. Für März also in B6 einfach 1.3.13 erfassen.

Mitarbeiter:

Lohnabrechnung Excel Mitarbeiter
Lohnabrechnung Excel Mitarbeiter 2

Die Daten der einzelnen Mitarbeiter werden hier eingetragen; die Daten dienen mit Ausnahme der Lohnsumme als Vorgabe für sämtliche Abrechnungen und die monatlichen Lohnausweise (Löhne werden anschliessend detailliert im Blatt Erfassung erfasst).

Spalten B-E bleiben beim Scrollen fixiert, damit die Erfassung leichter fällt. Dies kann jederzeit ausgeschaltet werden (Blattschutz aufheben, dann Menü Fenster, Fixierung aufheben).

Erfassung:

Lohnabrechnung Excel Erfassung

Diese Tabelle stellt sozusagen das Herz der Lohnabrechnung dar und dient zur Erfassung der effektiven Löhne. Die Lohndaten jedes Mitarbeiters werden hier einzeln erfasst. Es können bereits im Januar sämtliche Werte erfasst (bei Monatslöhnen bevorzugt) oder aber auch monatlich eingegeben werden.

Vorab sollten die Grunddaten überprüft und allenfalls angepasst werden: AHV (I6) und ALV (J6) -Prozente gemäss eidgenössichen Vorgaben, UVG (L6) -und KTG (M6) -Abzüge (in Prozent) anhand Ihrer Versicherungsunterlagen. Beachten Sie, dass diese Werte für alle Mitarbeiter übernommen werden - Sie sie aber bei Bedarf individuell ändern können (Zeilen 31, 56, 81, 106 usw.).

Weiter trage ich meist auch gleich die Verbandsabgaben ein: P7-P18.
Tipp: Anstatt den Wert in P7 einzutragen und hinunterzuziehen (dabei werden die Formate mitübertragen), einfach P7 bis P18 markieren, z.B. 20 eintragen (dabei ist P7 hervorgehoben) und dann die Taste CTRL (STRG) zusammen mit Enter (Eingabe) drücken. So werden sämtliche Zellen mit dem Wert 20 gefüllt - ohne Einfluss auf die Formatierung!

AHV, ALV, UVG, KTG sind berechnete Werte, den BVG für jeden Mitarbeiter in dessen Vorsorgeausweis nachsehen und eintragen (K7-K18 markieren, Wert eintragen und CTRL halten beim Enter drücken).

AHV-Abrechnung:

Lohnabrechnung Excel AHV-Abrechnung

In der ersten Spalte können die Nummern der Mitarbeiter eingetragen werden, die für die AHV-Abrechnung berücksichtigt werden sollen. Die restlichen Daten werden automatisch berechnet.

UVG-Abrechnung

Lohnabrechnung Excel UVG-Abrechnung

In der ersten Spalte können die Nummern der Mitarbeiter eingetragen werden, die für die AHV-Abrechnung berücksichtigt werden sollen. Die restlichen Daten werden automatisch berechnet.

Ich lege diese Abrechnung seit Jahren genau so dem von der Versicherung verschickten Formular bei, auf welchem ich bloss vermerke "Siehe Beiblatt". Ich unterschreibe beides und schicke es zurück - wurde bisher immer so akzeptiert.

Ferien

Excel Lohnabrechnung Ferien

In Spalte A können die Nummern der Mitarbeiter eingetragen werden, die für die Ferien-Abrechnung berücksichtigt werden sollen. In Spalte C wird das Gesamtguthaben des aktuellen Jahres, in Spalte E das allfällige Vorjahresguthaben eingetragen.

Spalte F wäre eigentlich die Summe aus C und E, dies wird jedoch nicht automatisch berechnet, um für Spezialfälle flexibel zu bleiben (zum Beispiel unterjähriger Austritt usw.).

Weiter kann so entschieden werden, ob monatlich ein Ferienguthaben hinzugefügt werden soll (Spalten F, I, L, usw. jeweils 1/12 des Ferienguthabens, also 1.67), oder das (zukünftige) Jahresguthaben an Ferientagen im Januar bereits ausgewiesen wird (Spalte F 20 Tage, I, L, O, usw. bleiben leer).

In Spalte G (respektive J, M, P usw.) wird eingetragen, wieviele Ferientage der Mitarbeiter im aktuellen Monat bezogen hat.

Die restlichen Daten werden automatisch berechnet (jeweils "Saldo" plus "Hinzu" abzüglich "Bezug").

Die aktuellen Ferienguthaben werden auf den Lohnausweisen für die Mitarbeiter angezeigt - falls dies nicht erwünscht ist, dann einfach die entsprechende Zeile im Lohnausweis ausblenden.

Überzeit

Excel Lohnabrechnung Überzeit

In Spalte A können die Nummern der Mitarbeiter eingetragen werden, die für die Überzeit-Abrechnung berücksichtigt werden sollen. In Spalte C wird das allfällige Vorjahresguthaben eingetragen.

In Spalte D (respektive F, H, J usw.) wird eingetragen, wieviele Überstunden der Mitarbeiter im aktuellen Monat geleistet hat. Minusstunden werden als negative Zahl eingetragen.

Die restlichen Daten werden automatisch berechnet (jeweils "Saldo" plus "Hinzu").

Die aktuellen Überzeitguthaben werden auf den Lohnausweisen für die Mitarbeiter angezeigt - falls dies nicht erwünscht ist, dann einfach die entsprechende Zeile im Lohnausweis ausblenden.

Quellensteuer

Excel Lohnabrechnung Quellensteuer

Die benötigten Angaben sind je nach Kanton etwas unterschiedlich. Für die Kantone Solothurn, Basel-Land und Graubbünden haben diese Angaben gereicht.

Verbandsbeiträge

Lohnabrechnung Excel Verbandsbeiträge

In Spalte A werden die Mitarbeiter-Nummern erfasst. Spalte J lässt eine Erklärung zu (z.B. Sekretärin).

Auszahlung

Lohnabrechnung Excel Auszahlung

Diese Tabelle dient lediglich als Hilfe bei der Bezahlung der Löhne, sei es bei unterschiedlichen Monatslöhnen oder bei Barauszahlung für die Person, die die Zahlungen erfasst, auslöst oder bar ausbezahlt.

Spalte A enthält die Mitarbeiternummern, welche z.B. in Bar ausbezahlt werden.

Lohnausweise

Lohnabrechnung Excel Lohnausweise

Die jährlichen Steuer-Lohnausweise können mit einer vom Bund gratis zur Verfügung gestellten Software (eLohnausweis SSK) sehr einfach erstellt werden. Dieses Tabellenblatt enthält die zum Ausfüllen notwendigen Daten aller in Spalte A eingetragenen Mitarbeiter.

Buchhaltungsdaten

Lohnabrechnung Excel Buchhaltungsdaten

Zur Erfassung der Löhne in der Buchhaltung. Zeile 4 enthält die Buchhaltungskonten zur Vereinfachung, Spalte A wie immer die Mitarbeiter-Nummern.

Zusätzlich zur monatlichen Erfassung (siehe oben) gibt es ein Datenblatt zur jährlichen Erfassung - je nachdem was bevorzugt wird.

Lohnabrechnung Excel Buchhaltungsdaten jährlich

Lohnabrechnungen

Lohnabrechnung Excel Lohnabrechnungen

Sämtliche Daten sind berechnet. Zelle F8 enthält die Mitarbeiternummer und sämtliche Daten werden anhand dieser Nummer aus den diversen Blättern geholt. Alle Lohnabrechnungen sind untereinander angeordnet, damit sie direkt ausgedruckt werden können.

Es wird jeweils der in den Grunddaten erfasste Monat angezeigt.

Je nach Drucker kann es sein, dass nicht alles - oder zuviel pro Blatt angezeigt wird (siehe unten). In diesem Fall einfach den unteren (ev. auch oberen) Rand anpassen:

Lohnabrechnung Excel Lohnabrechnung 2

Lohnabrechnung Excel Lohnabrechnung 3 Lohnabrechnung Excel Lohnabrechnung 4

Fragen zur Lohnabrechnung Excel 2013 beantworte ich gerne per email.